Penyimpanan Arsip Sistem Nomor(Numberic System)

A.  PENGERTIAN FILING SYSTEM NUMBERIC

Filing adalah segala tindakan atau perbuatan atau kegiatan yang berhubungan dengan masalah pengumpulan, klasifikasi, penyimpanan, penempatan, pemeliharaan dan distribusi atas surat – surat, catatan – catatan, perhitungan – perhitungan, grafik – grafik, data ataupun informasi yang lain dan tindakan tersebut dilakukan dengan setepat – tepatnya dalam rangka melakakukan suatu proses manajemen serta catatan maupun surat tersebut dapat ditemukan kembali dengan mudah.

Sistem nomor (system numbering) adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun dengan menggunakan kode angka/nomor. Adapun sistem nomor yang digunakan berdasarkan peraturan yang sudah lazim digunakan yakni.

1. Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor Dewey
2. Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor seri (urut)
3. Sistem penyimpanan arsip berdasarkan terminal digit.
4. Sistem Nomor Middle Digit
5. Sistem nomor Soundex (phonetic system)

Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor banyak digunakan di berbagai kantor atau instansi yang penggunanya menggunakan urutan nomor, cth, KTP, No. Rek Bank, Nomor Induk Siswa (NIS), dan penggunaan nomor lain semacamnya.
Contoh:

• Sekolah                : Nomor Induks Sekolah
• Perguruan Tinggi   : Nomor Induk Mahasiswa
• PLN                     : Nomor Rekening Listrik
• Rumah Sakit         : Nomor Identitas Pasien

Seperti dijelaskan diatas bahwa penyimpanan arsip dengan sistem nomor menggunakan penyimpanan dengan metode nomor tertentu, berikut akan dijelaskan metode-metode tersebut.

Ada beberapa kelebihan filing system nomor ini, di antaranya adalah sebagai berikut :

1. Penyimpanan dapat lebih teliti, cermat, dan teratur.
2. Penyimpanan dapat lebih cepat dan tepat.
3. Sederhana dan mudah dilaksanaka.
4. Dapat dipakai untuk segala macam surat/warkat/dokumen.
5. Nomor dokumen dapat dipergunakan sebagai referensi dalam korespondensi.
6. Nomor map atau dokumen dapat diperluas tanpa batas.

Adapun kelemahannya, di antaranya :

1. Lebih banyak waktu dipergunakan untuk mengindeks.
2. Banyaknya map untuk surat-surat beraneka ragam, dapat menimbulkan kesulitan.
3. Perlu ruangan yang luas dan memadai untuk menyimpan arsip yang banyak.

1. Penyimpanan arsip berdasarkan nomor Dewey

Filing sistem ini diciptakan oleh Malvile Dewey. Sistem ini disebut juga sistem desimal dengan menggunakan notasi angka 0-9. Untuk menyusun arsip dengan sistem nomor kita perlu membuat daftar klasifikasi, daftar klasifikasi ini adalah daftar yang memuat segala persoalan kegiatan yang ada di dalam kantor/perusahaan.

Membuat daftar klasifikasi Dewey memerlukan pemikiran yang tajam, karena setiap tingkat permasalahan hanya dibuat 10 masalah saja. Masalah utama terdiri dari 10 masalah. Setiap satu masalah utama terdiri dari 10 sub masalah. Setiap satu sub masalah terdiri dari 10 sub-sub masalah. Oleh karena itu, pengelompokan nama masalah harus benar-benar teliti, sehingga semua masalah surat dapat tercakup semua dalam klasifikasi.

Contoh daftar klasifikasi nomor Dewey.

Masalah utama                      Sub Masalah          Sub-sub Masalah 000 Organisasi 100 Kepegawaian                                                 100 Upah                                                 110 Cuti                                                                                 110 Cuti Melahirkan                                                                                 111 Cuti Sakit                                                                                 112 Cuti Tahunan 200 Keuangan                                                 200 Kredit                                                 210 Pajak                                                                                 210 Pajak Motor                                                                                 211 Pajak Mobil                                                                                 212 PBB                                                                                 213 PPH

Setelah membuat daftar klasifikasi, hal berikutnya dalam penyimpanan kearsipan adalah mempersiapkan peralatan dan perlengkapan. Berikut ini adalah jenis perlengkapan dan peralatan yang dibutuhkan dalam sistem Dewey.
a. Filing cabinet
Diperlukan 10 Laci filing cabinet, kode laci ini sebagai penunjuk masalah utama. Kode laci ini berurutan sebagai berikut.
Laci 1    Kodenya    000
Laci 2    Kodenya    100
Laci 3    Kodenya    200
Laci 4    Kodenya    300
Laci 5    Kodenya    400
Laci 6    Kodenya    500
Laci 7    Kodenya    600
Laci 8    Kodenya    708
Laci 9    Kodenya    800
Laci 10  Kodenya    900
b. Guide
Setiap masalah utama terdiri dari 10 sub masalah. Maka apabila ada 10 masalah utama berarti ada 100 sub masalah. Oleh karena itu dibutuhkan pula guide sebanyak 100 buah. Untuk Kode guidenya sendiri dapat dilihat sebagai berikut.
Guide 1      Kodenya   000
Guide 2      Kodenya   010
Guide 3      Kodenya   020
Guide 4      Kodenya   030
Guide 5      Kodenya   040
Guide 6      Kodenya   050
Guide 7      Kodenya   060
Guide 8      Kodenya   070
Guide 9      Kodenya   080
Guide 10    Kodenya   090

c. Hanging Folder
Setiap sub masalah terdiri dari 10 sub-sub masalah. Jika ada 100 sub masalah berarti dibutuhkan 1.000 hanging folder. Hanging folder ini terletak dibelakang guide. Pada guide 010, terdapat 10 hanging folder yang berkode sebagai berikut.
Hanging folder 1    Kodenya    010
Hanging folder 2    Kodenya    011
Hanging folder 3    Kodenya    012
Hanging folder 4    Kodenya    013
Hanging folder 5    Kodenya    014
Hanging folder 6    Kodenya    015
Hanging folder 7    Kodenya    016
Hanging folder 8    Kodenya    017
Hanging folder 9    Kodenya    018
Hanging folder 10  Kodenya    019

d. Kartu indeks
Kartu indeks digunakan untuk mencatat setiap surat yang disimpan.

e. Rak sortir
Jumlah rak sortir disesuaikan dengan kebutuhan.

Setelah peralatannya sudah tersedia, maka langkah selanjutnya adalah penyimpanan dengan menggunakan sistem ini, prosedurnya adalah sebagai berikut.

1. Memeriksa berkas. Tahap ini dilakukan dengan memeriksa tanda-tanda perintah penyimpanan arsip, apakan ada tanda 'dep', simpan, dan lain sebagainya.
2. Mengindeks,  mengindeks dilakukan dengan cara melihat masalah surat tersebut kemudian mencocokan dengan daftar klasifikasi nomor Dewey yang sudah kita buat tadi Jangan lupa untuk membuat kartu indeksnya.
3. Mengode, memberi kode pada surat dengan nomor klasifikasi Dewey. Contoh: Masalah cuti melahirkan berkode 111.6. Saat memasukan surat ke folder, petugas harus melihat surat ini merupakan surat yang keberapa. Jika di folder sudah ada 6 surat,  berarti surat ini merupakan surat yang ke 7. Sehingga kode surat menjadi 111.6 (surat dimulai dari kode 0 sebagai urutan 1). 
4. Menyortir, kegiatan ini dilakukan jika jumlah surat sudah banyak.
5. Menempatkan, tempatkanlah surat di dalam laci berkode 100, dibelakang guide berkode 110, di dalam hanging folder berkode 111, surat urutan ke 7 dari belakang. 

Sedangkan untuk prosedur penemuan kembali menggunakan sistem nomor dewey ini adalah sebagai berikut

• Jika kode surat yang akan dicari sudah di ketahui, maka langsung cari saja pada tempat penyimpanannya.
• Contoh: Arman akan mencari surat berkode 245.1. Maka ia akan mencari pada laci berkode 200, dibelakang guide berkode 240, dalam hanging folder 345, urutan surat ke 2 (2+1).
• Ambil surat dari folder dan tukar dengan lembar pinjam arsip (lembar 1)
• Berikan kepada peminjam berikut lembar pinjam arsip (lembar 2)
• Simpan lembar pinjam arsip (lembar 3) pada tickler file.
• Sedangkan jika tidak mengetahui surat yang akan dicari, maka pergilah ke cardex untuk melihat kartu indeks. kemudian lihatlah kodenya dan carilah seperti cara yang diatas.

2. Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor seri (urut)

Sistem ini dilakukan jika jumlah arsip yang disimpan berkisar 1.000 sampai 10.000 arsip. Penomoran dimulai dari nomor 1,2,3, dan seterusnya. Pada sistem ini setiap koresponden diberi nomor kode sesuai dengan urutan yang berlaku pada Buku Nomor.

Buku Nomor adalah buku yang berisi nomor-nomor yang sudah digunakan sebagai nomor koresponden (nama) dalam file sistem nomor. Nama koresponden yang dapat diberi kode nomor adalah jika surat atas nama tersebut sudah lebih dari 5 surat. Tetapi jika belum mencapai 5 surat, maka belum ditulis pada buku nomor, surat diberi kode sementara dengan huruf C yang berarti file Campuran.

Untuk daftar klasifikasi nomor seri adalah sebagai berikut.

1 - 100 (kode laci)

      1 - 10 (kode guide)

      11 - 20 (kode hanging folder)

101 - 200

Untuk jenis-jenis peralatan dan perlengkapan yang digunakan adalah sebagai berikut.
a) Filing cabinet
Satu laci filing cabinet dapat menampung sampai sebanyak 5.000 surat. Namun untuk mempermudah menyimpan dan mengambil arsip sebagiknya diisi dengan 3.500-4000 arsip. Berarti untuk menyimpan 10.000 surat diperlukan 3 laci filing cabinet (satu filing cabinet berlaci 3).

b) Guide
Guide diperlukan sebagai pembatas, dibelakang guide ditempatkan beberapa folder, kurang lebih sepuluh folder. Satu folder berisi 25 lembar surat, berarti satu laci memuat 150 folder. Sehingga diperlukan 10 guide setiap laci.

c) Hanging Folder
Satu laci butuh sekitar 150 hanging folder. Berarti dibutuhkan sekitar 450 hanging folder untuk menyimpan arsip sebanyak 10.000 lembar.

d) Kartu Indeks
Kartu indeks dibuat sebanyak jumlah nama koresponden dari arsip yang disimpan. Jika jumlah surat dari satu koresponden sudah lebih dari 5, maka kode surat pada kartu indeks ditulis dengan kode nomor, tetapi jika belum diberi kode C.

e) Buku Nomor
Perhatikan buku nomor berikut.     

Tanggal	Nama	Nomor File
10 Januari 2013	Muhammad Galih Prastyo	100
15 Febuari 2013	Muhammad Aryo Wibisono	101
25 Maret 2013	Adinda Nur Aisyah	102

Setelah peralatan untuk sistem ini tersedia maka langkah selanjutnya cara menyimpan arsip dengan sistem nomor seri ini adalah sebagai berikut.
a) Memeriksa Berkas
b) mengindeks
Tentukan nama koresponden dari surat/arsip yang akan disimpan, kemudian indeks sesuai peraturan mengindeks. Kemudian lihat kartu indeks nama tersebut pada laci cardex.
Setelah melihat kartu indeks akan menghasilkan tiga kemungkinan yaitu

1. Jika kartu indeksnya belum ada berarti arsip tersebut adalah koresponden baru, sehingga perlu dibuat kartu indeksnya dan diberi kode C.
2. Jika indeksnya ada dan berkode C, berarti nama tersebut jumlah arsipnya masih kurang dari 5 dan disimpan pada map campuran. Tidak perlu dibuatkan kartu indeks. Bila jumlahnya lebih dari 5 surat, maka arsip tersebut dikeluarkan dari map campuran dan ditempatkan pada map individu dan diberi kode nomor, kode C pada karu indeks dicoret dan diganti dengan kode nomor.
3. Jika karu indeksnya ada dan bernomor, berarti arsip tersebut sudah lebih dari 5 surat dan berada pada map individu. Tidak perlu dibuatkan kartu indeksnya lagi.

c) Mengkode

Beri surat sesuai dengan nomor pada buku nomor. Atau kode C jika jumlahnya belum mencapai 5.

d) Mensortir

Kegiatan ini dilakukan jika surat dalam jumlah yang banyak.

e) Menempatkan

Arsip ditempatkan pada tempat penyimpanan sesuai dengan kode. Jika arsip berkode C, maka ditempatkan pada laci berkode C (Campuran). Tetapi jika kodenya adalah nomor, berarti ditempatkan pada laci yang berkode sesuai dengan nomor surat.

Contoh:

Arsip atas nama Ari Junaedi akan disimpan dengan sistem nomor seri. Maka herlina sebagai petugas arsip melakukan langkah-langkah berikut.

• Mengindeks nama Ari Junaedi menjadi Junaedi, Ari.
• Mengkode nama tersebut menjadi Ju.
• Mencari pada kartu indeks pada laci kode J, dibelakang guide Ju.
• Lihat kode pada kartu indeks (kode 208).
• Beri kode pada surat dengan kode 208.
• Tempatkan arsip pada laci berkode 151-300, dibelakang guide 201-210, didalam hanging folder berkode 208, dan ditempatkan paling depan.

Untuk menemukan kembali arsip dengan menggunakan sistem ini, maka dapat dilakukan langkah sebagai berikut.

• Cari kode nomor arsip tersebut jika sudah diketahui. Jika belum, dapat dilihat pada kartu indeks berapa nomor yang dimaksud.
• cari arsip tersebut pada tempat penyimpanan sesuai dengan kode nomor arsip tersebut.
• Ambil arisp dan tukar dengan lembar pinjam arsip (lembar 1)
• Berikan pada peminjam arsip berikut lembar pinjam arsip (lembar 2)
• Simpan lembar pinjam arsip (lembar 3) pada tickler file.

3) Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor terminal digit

Sistem penyimpanan arsip berdasarkan sistem terminal digit adalah sistem penyimpanan dan penemuan berdasarkan nomor urut pada buku arsip. Nomor urut pada buku arsip dimulai pada nomor 0000 (4 digit), sehingga arsip yang bernomor 0000 adalah arsip yang pertama disimpan.

Untuk paham sistem ini diperlukan konsentrasi yang tinggi, karena sistem ini sulit dipahami jika pertama kali membaca. Pada sistem ini penomoran ditentukan pada satu kelompok nomor yang mudah dibaca dari kanan ke kiri, yang dipisahkan dalam kelompok terdiri dari 2 - 3 nomor.

Jenis-jenis peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan pada sistem nomor terminal digit ini adalah sebagai berikut.

a) Filing Cabinet

Diperlukan 10 laci filing cabinet yang berkode

Laci 1 kodenya  00 - 09

Laci 2 kodenya  10 - 19

Laci 3 kodenya  20 - 29

Laci 4 kodenya  30 - 39

Laci 5 kodenya  40 - 49

Laci 6 kodenya  50 - 59

Laci 7 kodenya  60 - 69

Laci 8 kodenya  70 - 79

Laci 9 kodenya  80 - 89

Laci 10 kodenya  90 - 99

b) Guide

Setiap laci terdiri dari 10 Guide. Jika 10 laci berarti dibutuhkan 100 guide. Laci yang berkode 00-09, terdapat 10 guide yang berkode sebagai berikut.

Guide 1 kodenya  00

Guide 2 kodenya  01

Guide 3 kodenya  02

Guide 4 kodenya  03

Guide 5 kodenya  04

Guide 6 kodenya  05

Guide 7 kodenya  06

Guide 8 kodenya  07

Guide 9 kodenya  08

Guide 10 kodenya  09

c) Hanging Folder

Di belakang guide terdapat 10 hanging folder. Jika ada 100 guide berarti dibutuhkan 1.000 hanging folder.

Guide yang berkode 00, terdapat hanging folder yang berkode sebagai berikut.

Hanging folder 1    kodenya   00/0

Hanging folder 2    kodenya   00/1

Hanging folder 3    kodenya   00/2

Hanging folder 4    kodenya   00/3

Hanging folder 5    kodenya   00/4

Hanging folder 6    kodenya   00/5

Hanging folder 7    kodenya   00/6

Hanging folder 8    kodenya   00/7

Hanging folder 9    kodenya   00/8

Hanging folder 10  kodenya   00/9

d) Kartu indeks
Setiap surat yang disimpan dibuatkan kartu indeksya

e) Buku Arsip
Buku arsip adalah yang digunakan untuk mencatat surat-surat yang akan disimpan sebagai arsip.
contoh.

NO.	Tanggal Simpan	Caption/Judul	No. Surat	Hal. Surat	Ket
0000	2 Januari 2014	Andika	-	Lamaran kerja	-
0001	7 Januari 2014	PT. Agung	3/B/1/14	Tagihan	-
0002	3 Febuari 2014	CV. Aria	4/C/1/14	Tagihan	-

Untuk menyimpan arsip sistem nomor dapat dilakukan sebagai berikut.
a) Memeriksa Berkas
Berkas diperiksa tanda-tanda perintah penyimpanannya
b) Mengindeks
Mengindeks dalam sistem terminal digit adalah membagi nomor arsip yang berasal dari buku arsip beberapa unit untuk menunjukkan letak/posisi dimana surat tersebut disimpan.
Jadi arsip yang akan disimpan terlebih dahulu dicatat dalam buku arsip untuk mendapatkan nomor urut penyimpanan yang sekaligus juga sebagai kode surat. Disamping itu jangan lupa dibuatkan kartu indeksnya.
Contoh kode surat 0456
Kode surat pada kartu indeks memiliki arti sebagai berikut.

·         Unit  I
Diambil dua angka dari urutan paling akhir (56), artinya menyatakan nomor laci (50-59) dan nomor guide (56).

·         Unit II
Satu angka setelah unit ke satu (4), artinya menyatakan urutan folder yang tersimpan dalam laci (56/4).

·         Unit III
Semua angka setelah unit 1 dan 2 (0), artinya menyatakan urutan warkat yang ada dalam folder +1.

Berarti warkat yang berkode 0456, dapat kita simpan pada laci berkode 50-59, guide 56, hanging folder 56/4, pada urutan surat ke 1.

c) Mengkode
Menentukan kode berdasarkan nomor urut pada buku arsip. Jika surat terakhir yang disimpan sudah mencapai nomor 1000, maka surat selanjutnya bernomor urut 1001, sehingga kode nomor surat tersebut 1001.

d) Mensortir
Dilakukan jika jumlah arsip yang disimpan dalam jumlah yang banyak.

e) Menempatkan
Tempatkan arsip pada tempat penyimpanan yang sesuai dengan kode surat dan indeks dalam sistem terminal digit.

Untuk prosedur penemuan kembali dapat dilakukan dengan cara berikut ini.

• Tentukan kode surat yang ingin dicari
• jika kode surat diketahui maka langsung ke tempat penyimpanan, tetapi jika kode surat tidak diketahui maka merujuklah pada kartu indeks.
• cari arsip pada tempat penyimpanan sesuai dengan ketentuan pemberian kode.
• ambil arsip jika sudah ditemukan, dan tukar dengan lembar pinjam arsip (lembar 1)
• berikan kepada peminjam arisp berikut dengan lembar pinjam arsip (lembar 2)
• simpan lembar pinjam arisp (lembar 3) pada tickler file.

4.  Sistem Nomor Middle Digit Sistem ini merupakan kombinasi dari Sistem Nomor Decimal Dewey dan Sistem Nomor Terminal Digit. Yang dijadikan kode laci dan guide adalah dua angka yang berada di tengah, sedangkan dua angka yang berada di depannya menunjukkan kode map, kemudian dua angka yang berada dibelakangnya menunjukkan urutan surat yang kesekian didalam map.Dalam sistem ini kode angka harus berjumlah enam, sehingga terdapat dua angka ditengah, dua angka di depan dan dua angka dibelakang. Seandainya angka kode kurang dari enam maka harus ditambahkan angka nol di depannya sampai berjumlah enam angkla. Cara penyimpanannya sama dengan Sistem Nomor Terminal Digit.

5. Sistem nomor Soundex (phonetic system) Sistem Soundex adalah sistem penyimpanan warkat berdasarkan pengelompokan nama dan tulisannya atau bunyi pengucapannya hampir bersamaan. Dalam sistem ini nama-nama diganti dengan kode (notasi) yang terdiri dari 1 huruf dan 3 angka.Susunan penyimpanannya adalah menurut abjad yang diikuti urutan nomor.

B.  Penemuan Kembali Arsip Dalam Sistem Nomor

Kearsipan system nomor merupakan system kearsipan berdasarkan nomor secara berurutan dari nomor terkecil sampai nomor terbesar. Oleh karena ini, kode arsip ditentukan berdasarkan nomor.

1. Penemuan arsip dalam system nomor Dewey

Pada system dewey ini, penemuan kembali arsip dapat ditempuh prosedur sebagai berikut.

1)                  Carilah kartu indeks dalam kotak kartu sesuai dengan pokok masalah yang kita inginkan.

2)                   Lihatlah kode surat pada kartu indeks tersebut.

3)                  Dengan kode surat, carilah tempat penyimpanan arsip. Misalnya, pokok masalahnya adalah cuti kawin dengan nomor kode 264.1. Surat tersebut berada pada laci bernomor 200, di belakang guide berkode 260, di dalam folder berkode 264, dengan urutan surat pertama.

4)                  Jika tempatnya sudah ditemukan, carulah dan ambilah surat yang kita perlukan.

2. Penemuan arsip dalam system nomor Terminal Digit

Pada system ini, prosedur penemuan arsip adalah sebagai berikut:

1)            Carilah perihal surat pada buku arsip. Lihatlah nomor kodenya.

2)            Dengan nomor kode, cari tempat penyimpanan sesuai nomor kode tersebut dan carilah surat sesuai dengan urutannya.

3)            Bila sudah ditemukan, ambilah surat yang kita perlukan.